Appel à candidatures - Assistant.e de direction

L’Ambassade de France recrute un/une Assistant(e) de direction. La prise de fonction est prévue le 5 novembre 2021

Placé(e) sous la double autorité directe du Premier Conseiller et du Conseiller de coopération et d’action culturelle (COCAC), l’assistant(e) de direction assure selon un temps de travail partagé la gestion de leur secrétariat. Il (elle) les assiste en exerçant des tâches d’organisation, de coordination et de gestion administrative. Il (elle) est en relation avec les interlocuteurs externes du Premier Conseiller et du COCAC, et assure leur accueil lors de leurs visites. Il (elle) est par ailleurs en relation avec l’ensemble des services de l’ambassade, du consulat général de France à Pointe-Noire et de tous les services français résidents. Il/elle assure l’intérim de l’assistant(e) de l’Ambassadeur.

1) Assistance du Premier conseiller :

- assurer les tâches de secrétariat : petite logistique (fournitures, petit matériel, consommables), gestion, suivi et enregistrement du courrier, gestion de l’emploi du temps et tenue de l’agenda du Premier conseiller, mise en forme de courriers, bordereaux, notes, rapports et comptes rendus ;
- saisir, mettre à jour, classer et archiver les fichiers et documents de travail du Premier conseiller ;
- organiser et assurer la logistique des réunions (réunions de service de la chancellerie, réunions thématiques convoquées par le Premier conseiller) ;
- assurer une liaison et un suivi des relations courantes avec les contacts externes du Premier conseiller (cartes de visite et répertoire Outlook) et assurer la communication avec eux, par téléphone et messagerie électronique ;
- accueillir les visiteurs externes du Premier conseiller ;
- assurer une liaison et un suivi des relations courantes avec l’ensemble des services de l’ambassade, du consulat général de France à Pointe-Noire et de tous les services français résidents ;
- apporter un premier niveau de réponse aux différentes sollicitations ;
- suivi de dossiers spécifiques (entraide judiciaire) ;
- réaliser ponctuellement, en l’absence du/de la chargé(e) de communication, la revue de presse de l’ambassade.

2) Assistance du conseiller de coopération et d’action culturelle :

- assurer le secrétariat du COCAC et du service de coopération et d’action culturelle (SCAC) : petite logistique (fournitures, petit matériel, consommables), gestion, suivi et enregistrement du courrier, mise en forme de courriers, de notes, rapports et comptes rendus ;
- gérer l’emploi du temps et tenir l’agenda du COCAC ;
- saisir, mettre à jour, classer et archiver les fichiers et documents de travail du SCAC ;
- organiser et assurer la logistique des réunions ;
- assurer une liaison et un suivi des relations courantes avec les contacts externes du COCAC et du SCAC (cartes de visite et répertoire Outlook) et assurer la communication avec eux, par téléphone et messagerie électronique ;
- accueillir les visiteurs externes du COCAC ;
- apporter un premier niveau de réponse aux différentes sollicitations ;
- assurer la gestion administrative des bourses CAMPUS France (transmission des pièces justificatives, préparation des attestations d’accueil, …)
- assurer l’organisation des examens.

3) Intérim de l’Assistant(e) de l’Ambassadeur :

- assurer en tant que de besoin l’intérim de l’assistant(e) de l’Ambassadeur. En cas d’intérim, les tâches de l’assistant(e) sont réorganisées et allégées, le secrétariat de l’Ambassadeur devenant alors la tâche principale.

QUALITES REQUISES :

- rigueur, sens de l’organisation, rapidité dans l’exécution des tâches ;
- qualités rédactionnelles ;
- discrétion respect de la confidentialité ;
- capacités d’accueil et sens des relations humaines ;
- sens de l’adaptation ;
- la pratique de l’anglais est un plus.

Le niveau de formation requis est "Bac +2" avec plusieurs années d’expérience dans le domaine du secrétariat, de la gestion administrative, ou "Bac" pour les personnes disposant d’une expérience confirmée.

Le degré de confidentialité de ce poste est élevé.

Ce poste, sous le statut de droit local, sera rémunéré selon le groupe 6 de la grille salariale en vigueur à l’ambassade.

CONTRAT : poste à temps plein, 38 heures hebdomadaires, CDI, avec une période d’essai de 3 mois, renouvelable une fois.

Droit applicable : législation du travail congolaise.

Horaires de travail : Lundi au jeudi : 7h 45 à 12 h 45 – 14 h 45 à 17 h 45

Vendredi : 8 h 00 à 12 h 30 – 15 h 00 à 16 h 30

Date de recrutement : 05/11/2021

PROCEDURE DE RECRUTEMENT :

Le dossier sera constitué impérativement d’une lettre de motivation, d’un curriculum vitae et de la copie des diplômes, formations, stages et tout autre document complémentaire. Ces documents seront remis sous pli cacheté, portant la mention – Recrutement Assistant/e - à déposer à la guérite de l’Ambassade jusqu’au 15 octobre 2021, délai de rigueur. Les plis qui parviendraient au-delà de ce délai seront rejetés. De même que tous les dossiers incomplets.

Pour plus d’informations sur cet appel à candidature, contacter l’Ambassade de France par courriel à l’adresse scg.brazzaville-amba@diplomatie.gouv.fr

Dernière modification : 13/10/2021

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